Funktionen

Die Teamfunktionen von Exchange – für Ihr Outlook

IDO Plan ergänzt Outlook um eine eigene Datendatei „IDO Plan“. Darin finden Sie Kalender, Aufgaben und Adressbücher Ihrer Firma – abgeglichen mit dem Portal und den Handys Ihrer Mitarbeiter.

Kalender und Freigaben

Jeder Mitarbeiter bekommt seinen persönlichen Kalender. Wer ihn sehen darf, legt er selbst fest – wie bei Exchange:

  • Freigabe je Kollege: nur frei/gebucht, alle Details lesen oder bearbeiten
  • private Termine erscheinen für andere nur als „privat“
  • Standard für die ganze Firma, z. B. „alle sehen frei/gebucht“
  • Kalender wählen: jeder entscheidet, welche Kalender in Outlook und am Handy erscheinen

Räume, Fahrzeuge und Geräte buchen

Ressourcen haben eigene Kalender. Gebucht wird direkt aus dem Outlook-Termin über Raum / Fahrzeug – oder im Portal und am Handy.

  • keine Doppelbuchungen: der Server prüft jede Buchung, auch Serien
  • Pufferzeiten, z. B. 30 Minuten zum Reinigen oder Tanken
  • Belegungsplan als Wochenübersicht aller Räume und Fahrzeuge
  • Einladungen an Teilnehmer aus dem eigenen Postfach

Gemeinsame Kalender und Funktionspostfächer

Kalender für Urlaub, Messen oder Projekte – sichtbar für die ganze Firma, die Mitglieder eines Postfachs oder ausgewählte Personen.

  • Postfächer wie termine@ oder info@ bekommen einen eigenen Kalender
  • Zugriff je Postfach festlegen (Standard: niemand)
  • anlegen direkt aus Outlook – für Administratoren und berechtigte Mitarbeiter

Aufgaben

Eigene Aufgaben und gemeinsame Listen wie „Werkstatt“ oder „Büro“ – in Outlook unter Aufgaben, im Portal und in den Erinnerungen am iPhone.

  • Aufgaben an Kollegen zuweisen, mit E-Mail-Benachrichtigung
  • „Von mir vergeben“: den Stand zugewiesener Aufgaben im Blick
  • Fälligkeit, Priorität, Erinnerung und Notizen

Adressbücher

Unter Kontakte → IDO Plan stehen alle Adressbücher Ihrer Firma – und schlagen beim Schreiben von E-Mails Adressen vor.

  • Firmenadressbuch mit Kollegen und Postfächern, auch verbundener Firmen
  • „Meine Kontakte“ und gemeinsame Adressbücher wie „Kunden“ oder „Lieferanten“
  • Import aus CSV (Outlook, Open-Xchange) und vCard, Export als vCard

E-Mails: Fähnchen und Kategorien

Bei IMAP-Postfächern speichert Outlook Fähnchen-Aufgaben und Kategorien nur auf dem PC – nach einer Neuinstallation sind sie weg. Mit IDO Plan nicht:

  • Fähnchen an einer Mail = Aufgabe in „Meine Aufgaben“ mit Betreff, Fälligkeit und Absender
  • Fähnchen erledigt = Aufgabe erledigt – und umgekehrt, auch vom Handy oder Portal aus
  • Kategorien mit Farben und ihre Zuordnung zu jeder Mail werden auf dem Server gesichert
  • neuer PC: Add-in installieren, anmelden – Aufgaben und Kategorien kommen zurück

Abwesenheitsnotiz – auch ohne Exchange

Im Menüband auf Abwesenheitsnotiz klicken, Zeitraum, Betreff und Nachricht eintragen – fertig. IDO Plan kümmert sich auf dem Server darum, auch wenn Ihr PC aus ist.

  • Absender werden einmal informiert, Newsletter und automatische Mails nicht
  • neue Mails auf Wunsch an eine Vertretung aus dem Firmenadressbuch weiterleiten
  • alle Mails bleiben ungelesen im Posteingang – Sie sehen nach dem Urlaub, was angefallen ist
  • schaltet sich am Ende von selbst aus

iPhone, iPad, Mac und Android

Über die offenen Standards CalDAV und CardDAV erscheinen Kalender, Aufgaben und Kontakte in den Apps, die schon auf dem Gerät sind.

  • iPhone: Profil mit einem Klick, eigenes Gerätekennwort je Handy
  • Android: mit der App DAVx⁵
  • Termine, Raumbuchungen und Aufgaben vom Handy aus anlegen
  • verlorenes Gerät im Portal sperren

Verwaltung und Sicherheit

Administratoren verwalten Benutzer, Räume, Fahrzeuge, Postfächer und Rechte im Portal.

  • Anmeldung im Add-in mit Postfach und App-Kennwort, bestätigt per Code
  • Rechte je Mitarbeiter, z. B. gemeinsame Kalender oder Listen anlegen
  • Protokoll aller wichtigen Änderungen
  • Server in Deutschland, verschlüsselte Übertragung, keine Tracker

Voraussetzungen

Outlook

Klassisches Outlook für Windows: 2016, 2019, 2021, 2024 oder aus Microsoft 365 (Desktop). Das „neue Outlook“ unterstützt keine solchen Add-ins.

Postfach

Jedes Postfach mit IMAP und SMTP, z. B. bei IONOS, Strato, All-Inkl, Hetzner oder Ihrem eigenen Mailserver – mit App-Kennwort.

Handy

iPhone und iPad, Mac (Kalender, Kontakte, Erinnerungen) sowie Android mit der App DAVx⁵.

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